活动策划初期应该如何规划?

　　决定举办活动之后，而要进行活动构想以及成本的初步估算，确定有(yǒu)足够的资金，并為(wèi)活动拨出专款。要明确活动的目的，确保活动确实物(wù)有(yǒu)所值。接下来就可(kě)以对活动进行初期规划。成都活动公司成都活动策划公司表示，在此阶段，如果公司没有(yǒu)自己的活动策划师，那么他(tā)们就需要决定是需要专业人士的帮助，聘请活动策划公司、私人活动策划师和公司自己的员工联手，还是让自己公司的员工直接与活动供应商(shāng)合作，进行活动设计、预算管理(lǐ)、后勤管理(lǐ)、时间安排、活动的操办以及活动的全程构思和精心安排。

　　在活动策划大型活动时，人们通常想到的是“财”，而不是“才”。客户 ― 不论是公司、非营利组织、社会团體(tǐ)还是结婚的新(xīn)人 ― 应该知道在什么场合下礴要得到专业的帮助（其中包括公关专家、有(yǒu)创意的导演或制片人），来解决活动制作从创意到实施的过程中方方面面的问题。成都活动公司成都活动策划公司表示，活动策划人员绝对不应该将自己的工作仅仅看做是服務(wù)性行业，认為(wèi)自己的工作仅仅是记录下客户的订单。恰恰相反，他(tā)们应该使自己、使自己的公司、使整个活动策划业成為(wèi)商(shāng)业销售与营销不可(kě)多(duō)得的宝贵工具，在设计、制作、举办活动，并使活动超凡脱俗、与众不同，经过精心打造能(néng)够达到并超出公司、工作和个人的既定目标等方面，成為(wèi)企业客户、非营利组织以及个人的得力助手。

　　不要把聘请活动策划人员与活动顾问看做是金钱上的浪费，事实上，他(tā)们最后还能(néng)帮你省钱。如果请得及时恰当，情况尤其如此。例如，优秀的公关公司可(kě)以帮助你选定嘉宾名单，确保对客人的选择恰到好处，他(tā)们还可(kě)以协助举办新(xīn)闻发布，制作宜传资料，使活动得到國(guó)内外媒體(tǐ)的宣传报道。成都活动公司成都活动策划公司表示，有(yǒu)创意的导演或专业的活动设计师可(kě)以提供活动设计的策略性概要，其中包括活动策划、组织、协商(shāng)等方面的内容以及具有(yǒu)点睛作用(yòng)的小(xiǎo)细节。

　　可(kě)以毫不夸张地说，在当今时代，活动策划几乎无所不能(néng)，而专业人士的加盟足以令客户大开眼界。目前，成功利用(yòng)空间的实例也不胜枚举。例如，一家新(xīn)高尔夫俱乐部使用(yòng)了在太空打高尔夫的宇航员来庆祝其开张．某杂志(zhì)用(yòng)卫星从外太空拍摄摆放在沙漠中的巨型模型作為(wèi)封面来庆祝其周年纪念。成都活动公司成都活动策划公司表示，晚宴（也可(kě)以是早餐、午宴或鸡尾酒会）水平的提高是指在空间高度方面 ― 晚宴活动的地点被安排在悬挂于距地面 50 米高处的平台上（由起重机支撑），平台可(kě)容纳 22 位客人、 1 名厨师、 1 名侍应生以及 1 名乐师。这样的餐会可(kě)以在世界任何地方举办，或者可(kě)以用(yòng)来為(wèi)活动安排一场架在空中的乐队演奏．為(wèi)新(xīn)一届设计大赛，或者為(wèi)获得某品牌独家专卖的商(shāng)户制造味头并吸引媒體(tǐ)宣传报道，则可(kě)以选用(yòng)建筑物(wù)外墙作為(wèi)时装秀的表演地点 ― 或者干脆把模特面向前悬垂下来。活动的制作人或承办方能(néng)够确保将活动的构想付诸实施，并负责确保活动符合消防与安全的各项标准、相关证件齐备以及購(gòu)买了相应的保险。

　　上述情况也同样适用(yòng)于活动策划公司。他(tā)们也需要了解何时需要征询专家意见、何处去聘请自由职业者以及如何去聘请，从而来扩大自己公司的实力。

　　没有(yǒu)专业人士的加盟，可(kě)能(néng)会导致代价高昂的损失。成都活动公司成都活动策划公司表示，假如你因為(wèi)没有(yǒu)相关的许可(kě)证、客人数量超出了房间容最或者不符合各项安全标准．而导致消防局前来取缔你的活动，你的损失会有(yǒu)多(duō)大？假如你举办了盛大的活动，希望媒體(tǐ)能(néng)进行正面的宜传报道，但是由于没有(yǒu)人处理(lǐ)这方面的相关工作，那么你的损失会有(yǒu)多(duō)大？如果你的活动不能(néng)达到新(xīn)颖、新(xīn)奇、刺激的效果，媒體(tǐ)以客人纷纷中途退场来进行报道，你的损失又(yòu)会是多(duō)大？公司应该清楚何时何地需要专业人士的帮助。金钱之“财”与明智之“才”孰轻孰重？关键是要把握好时机与场合。

　　（一）企业活动委员会或活动策划小(xiǎo)组

　　成都活动公司成都活动策划公司表示，组建活动委员会或活动策划小(xiǎo)组，或者与企业活动委员会或活动策划小(xiǎo)组合作时，又(yòu)或者在公司以赞助伙伴身份与非营利组织进行合作的情况下，与活动的组委会合作时，要尽量使各成员的技能(néng)、兴趣范围、时间安排与其职责范围协调一致。例如，如果活动组委会成员是由销售部员工组成，要求他(tā)们在不脱产的情况下，协助完成活动策划，那么他(tā)们就不能(néng)在上班时间去进行活动会场的实地勘查、核意嘉宾名单等，而在每月的销售业绩统计期间、完成销售任務(wù)的最后期限时，他(tā)们也可(kě)能(néng)会忙得抽不开身。如何安排活动策划的时间 ― 如何挤出时间、节省时间的技巧在 《 活动策划师的时间安排 》一书中有(yǒu)详细介绍。确保不要让销售部员工感到措手不及、惊慌失措。

　　如果公司、组织机构等让自己的员工来处理(lǐ)活动事宜，则必须指派专人出面与活动策划公司或供应商(shāng)联系，以避免人多(duō)语乱、莫衷一是，令供应商(shāng)无所适从，此外，确保批准各项支出的是有(yǒu)批准权力的人。

　　（二）活动类型

　　活动类型的确定要视目标客人的情况而定。成都活动公司成都活动策划公司表示，专业人士工作繁忙，或许不愿意抽出自己本应陪伴家人的有(yǒu)限时间去参加一次研讨会，但是如果活动也邀请了他(tā)们的家人参加，他(tā)们也许会考虑接受邀请，例如，研讨会安排了剧院的专场演出或者娱乐中心的包场活动。上午举办研讨会的时候，他(tā)们的家人可(kě)以参加娱乐活动。中午会餐时全家会合，之后是放松时间，他(tā)们可(kě)以和家人一起参加娱乐活动。如果研讨会准备的娱乐节目是剧院的专场演出或者是最火爆的现场演出的最佳座票，那么也可(kě)以先举办研讨会，而餐前、餐后的聚会可(kě)以提高人们对娱乐活动的兴趣。如果公司所安排的剧院专场演出是一票难求的歌坛小(xiǎo)天后汉娜 · 蒙塔娜的现场演出门票或者太阳马戏团的演出门票，那么他(tā)们这种围绕家庭活动而举办的研讨会必定能(néng)让参加者趋之若鹜。某公司举办了一场相当成功的私人晚宴，晚宴在帐篷内进行，帐篷内还安排了杂耍与特技的空中表演。

　　举办公众活动，如果想在活动正式开始之前请来媒體(tǐ)进行宜传报道，以便吸引更多(duō)的客户，那么就要寻找可(kě)以帮助他(tā)们实现此目标的公司来合作。例如，婚纱展如果想要吸引准备结婚的新(xīn)人及其亲朋好友来参加他(tā)们的活动，可(kě)以展出百万美元打造的结婚蛋糕。和前面提到的豪华新(xīn)书发布会一样，可(kě)以请珠宝公司提供珠宝来装饰豪华的结婚蛋糕。成都活动公司成都活动策划公司表示，婚纱展、珠宝公司和结婚蛋糕设计师都能(néng)因提高了知名度而获益匪浅。打造百万美元结婚蛋糕的成本（安保、保险、劳務(wù)费）与其得到的丰厚回报相比则不值一提。

　　（三）时间安排

　　最理(lǐ)想的情况是用(yòng)至少一年的时间来进行活动策划，即使许多(duō)细节情况仍无法确定也是如此。当然，用(yòng)一个半月的时间准备人数超过 1000 的高档次大型活动并非不可(kě)能(néng)，但是这样做通常会出现不尽人意的情况，例如，找不到最佳场地，无法提供最好的娱乐项目。成都活动公司成都活动策划公司表示，如果可(kě)以提前活动策划好，又(yòu)何需退而求其次？

　　在确定活动策划所需时间的问题上，要列出需要进行的各项工作，并拟订其完成时间。成都活动公司成都活动策划公司表示，谋定而思动。如何才能(néng)确保活动的圆满成功？以倒计时的方式用(yòng)铅筆(bǐ)在日历上标注出拟订的时间表。时间安排要留出佘地。进行多(duō)方调查以便确定各项工作实际所需要的时间。 《 活动策划师的时间安排 》 一书详细论述了如何在安排时间时留出浮动的空间，这些时间上的浮动适用(yòng)于对工作与生活的安排，能(néng)消除最后期限所带来的压力。给自己留出充足的准备时间以使各项工作都能(néng)取得最圆满的结果。成都活动公司成都活动策划公司表示，哪些情况可(kě)能(néng)会令你无法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，还是供应商(shāng)因节假日而歇业？例如，印刷公司的假期通常安排在 7 月的后半月。因此，必须和供应商(shāng)核对各项时间的安排，并将节假日计人时间表中。